файлы в комментариях задачи

если сотрудник загружает файлы, то я могу только в его диске найти их для прямого использования с диска б24(отправить по почте клиенту), либо я их скачаю к себе и после, например отправки клиенту, они будут и у меня на диске! т.е. файлы из задачи будут скопированы 2раза на диск б24.. и нет никакого механизма регулирования такого объёма повторных данных!!!

Нужно в корне менять структуру диска, делать автогруппы и туда заливать ВСЕ файлы по клиентам и задачам с ними связанным, другие файлы помещать в общий список "файлы компании" или "файлы комментариев"