Дать права на подключение любой папки которая расположена либо в "Мой диск" либо "Общий диск" в любую из существующих групп (где разрешено использование диска) внутри портала.
Т.е. когда в группу подключается еще один или несколько сотрудников они автоматически видят эти подключенные папки в этой группе и нет необходимости настраивать им дополнительные права доступа к этим папкам.