При удалении лида ответственный должен получить уведомление о том, что его лид удален. И желательно при удалении спрашивать причину, что бы сотрудник её видел.
Для этого можно написать простенький исходящий вебхук на событии удаления лида "ONCRMLEADDELETE". Даже в облаке есть этот замечательный инструмент - твори что угодно!