Хороший тон в письме иметь фотку, как бы сделать что бы можно было фотку в письмо через шаблоны прикреплялась та что на аватарке.
Смысл делать не файлом, а ссылку на jpg (именно на портал), и при увольнении сотрудника заменять картинку на лого компании с подписью (сотрудник больше не работает в "компании")