Отсутствие адекватного механизма постановки задачи отделу и информирования всех сотрудников отдела удивляет и травмирует.
Разница между "Группой отдела" и просто "Группой" должна состоять в том, что сотрудник автоматически добавляется в соответствующую группу, а руководитель подразделения должен автоматически становиться "Владельцем группы"