1. Сделать 2 интерфейса, как калькулятор виндовс - стандартный и продвинутый.
Например: для того, что б было уведомление инициатору процесса нужен отдельный блок - зачем - непонятно. Как нужно - или общая галка - уведомление создателю процесса на каждом этапе - или просто галка в каждом этапе - уведомлять или нет.
2. Зачем городить такую иерархию в процессе? Одно окно, в нем описание, ГОТОВЫЙ ШАБЛОН например согласование договора (должно быть уже) ну и из выпадающих списков выбор ответственных. ОБЯЗАТЕЛЬНО выбор или ФИО или ДОЛЖНОСТЬ. Не нужно городить пред процесс выбор сотрудника из оргструктуры - просто выпадающий список: Должности - СОТРУДНИКИ. Всё!!! Достаточно. Ну кто хочет помудреней - пожалуйста - галка - Продвинутый интерфейс - и вперед.
3. В обычном интерфейсе убрать все эти фишки программистов - ID, и тд, или ещё не лучше, открываешь бок - Настройка параметров действия: Утверждают сотрудники - {=A3865_96777_2507_62693:GetUser} - это что за коды? Простому обывателю такое видеть и знать не обязательно и не нужно. Просто отображение ФИО или должность - а там уже на уровне программы пусть будет хоть всё из нулей и единиц.
Есть полноценный курс по бизнес-процессам, там ответы на большинство вопросов связанные с БП: