Отчетность и показатели
Сейчас по окончании дня/недели/месяца у сотрудника есть возможность в свободной форме составить отчет о проделанной работе. Это конечно лучше, чем ничего, но там все крайне упрощено. На практике, такими отчетами пользоваться неудобно ни сотрудникам (нет шаблонов*), ни руководителям (нет структуры, возможности такие отчеты использовать в анализе).
1. Структурированные данные. Должна быть возможность помимо текстового отчета подавать данные в определенном виде: кол-во заказов интернет-магазина, сумма отгрузок, кол-во потраченных часов, наличие/количество рекламаций клиентов, поступило денег, текущая задолженность клиентов, количество звонков клиентов и т.д.
Эти данные должны попадать в общую таблицу, привязываться к сотрудникам/отделам, отчетным периодам, чтобы потом их можно было выгружать, и по ним можно было видеть динамику во времени, чтобы принимать решения, а также сравнивать работу.
У вас есть отчеты в разных модулях (CRM, время работы, и т.д.), но они разбросаны по всей системе, и в них за данные нужно долго собирать, и они тоже упрощенные. А руководству нужно, чтобы были конкретные специфические показатели, они уже были собраны в одном месте и попадали куда-то в BI-систему или в Эксель.
2. Шаблоны. На фирме есть несколько групп сотрудников, которые должны подавать примерно одни и те же показатели: менеджеры по продажам — показатели связанные с заказами и клиентами, бухгалтеры - по поступлениям денег, задолженности, остаткам на счетах и т.д., водители — о доставках, опозданиях, километраже, диспетчеры — об обработанных доставках, склад — принятых машинах от поставщиков, закупки - о поступлении новых товаров и т.д. Поэтому должны быть несколько заготовленных шаблонов отчетов с нужными показателями, чтобы сотрудник просто заполнял все свои. Показатели должны быть определенных типов (число, сумма, дата/время, текст, коэффициент, да/нет), а не просто текстовое поле.
Причем у сотрудника могут комбинации отчетов, например, если менеджер по продажам оптового отдела помимо продаж занимается приемом входящих звонков. Т.е. отчеты должны быть привязаны к ролям или функциям сотрудника. Роли/функции могут быть временными (например, при выполнении по графику дежурств, или при замене другого сотрудника на время отпуска/болезни).
3. Автоматизация сбора. Должна быть возможность запускать какой-то скрипт для автоматизированного получения показателей работы. Менеджер нажимает кнопку рядом с полем, выполняется запрос и поле заполняется полученным числом. Какие-то данные должны сразу заполняться при открытии отчета. Например, количество исходящих звонков CRM за день текущего сотрудника или количество выполненных задач группы или проекта можно посчитать быстро и сразу, а вот, например, данные по доставкам должны запускать какой-то внешний запрос в логистической базе - поэтому нужно жать на кнопку.
Некоторые получаемые запросом показатели должны быть read-only, другие вводиться или корректироваться вручную. По каждому показателю должно быть можно ввести комментарий менеджера/руководителя отдела. Особенно, если показатель изменяется.
Я противник того, чтобы составлять отчет полностью автоматически по всем менеджерам сразу, т.к. а) менеджер не видит связи своей работы с показателями б) не могут быть учтены какие-то нестандартные ситуации (полдня не работал Битрикс или звонки с мобильного в командировке, не через Битрикс). в) показатели должны быть интерпретированы менеджером - почему так мало или много заказов. Но должны сохраниться оба показателя - автоматический и исправленный.
Помимо получения данных из Битрикса должна быть возможность запускать какие-то внешние запросы через php-скрипт: вебхуки, запросы в другие системы (учетную), получение данных из XML/TXT-файла по Урлу.
Разные показатели имеют разную периодичность (каждый день, 1 число месяца, последняя пятница месяца, последний день месяца, каждый второй вторник и т.д.).
Какие-то показатели обязательные, другие - по желанию. Некоторые показатели нужно вводить в начале или середине дня. Например, водитель вводит показания спидометра на начало дня, финансист - курс у.е. для пересчета, отдельно количество посетителей магазина в первой половине дня.
Какие-то показатели заполняются для конкретного сотрудника, другие — в разрезе отдела или фирмы. Т.е. если показатель заполнен кем-то из отдела, то остальные сотрудники его уже заполнять не должны.
Вводимые показатели должны быть не просто полем в форме отчета за день, при наведении или клике должно быть описание — методика расчета, что учитывать, а что нет, период, на что влияет этот показатель в з/п и т.д..
4. Распределение и права. Отчеты отправляются не обязательно начальнику. По идее, должна быть возможность для конкретных шаблонов или сотрудников указать, кому направлять отчет. Далеко не всегда это непосредственный руководитель по оргструктуре. Иногда нужно отправлять разные данные разным людям. К собираемым данным у некоторых сотрудников должен быть доступ, даже если они не получают отчеты.
Также было бы здорово, если бы некоторые показатели были бы видны в ленте новостей, за текущий день. Что-то вроде дашборда, — количество заказов отдела с начала дня, количество звонков менеджера за день, % выполнения плана по сумме. Как сейчас показывается пульс компании.
Какие-то данные должны агрегироваться и отправляться директору. Например, начальнику отдела продаж — суммарно все отчеты определенных ролей (продавцов) в одной табличке за неделю. Агрегированные данные тоже должны быть сопровождены каким-то комментарием начальника отдела.
* В карточке пользователя есть какое-то множественное поле «Шаблон отчета», но оно нигде не используется
Желательно, чтобы как вариант шаблона была возможность использовать предыдущий отчет (даже с заполненными данными). Где-то это вредно - т.к. менеджеры вместо реального отчета будут отправлять рандомно подкорректированные данные. Но на некоторых участках, где показателей много, а их вариативность невысокая - можно было бы такое сделать. Ну или хотя бы сделать возможность копировать/вставлять табличку с данными, например, из Экселя.
1. Структурированные данные. Должна быть возможность помимо текстового отчета подавать данные в определенном виде: кол-во заказов интернет-магазина, сумма отгрузок, кол-во потраченных часов, наличие/количество рекламаций клиентов, поступило денег, текущая задолженность клиентов, количество звонков клиентов и т.д.
Эти данные должны попадать в общую таблицу, привязываться к сотрудникам/отделам, отчетным периодам, чтобы потом их можно было выгружать, и по ним можно было видеть динамику во времени, чтобы принимать решения, а также сравнивать работу.
У вас есть отчеты в разных модулях (CRM, время работы, и т.д.), но они разбросаны по всей системе, и в них за данные нужно долго собирать, и они тоже упрощенные. А руководству нужно, чтобы были конкретные специфические показатели, они уже были собраны в одном месте и попадали куда-то в BI-систему или в Эксель.
2. Шаблоны. На фирме есть несколько групп сотрудников, которые должны подавать примерно одни и те же показатели: менеджеры по продажам — показатели связанные с заказами и клиентами, бухгалтеры - по поступлениям денег, задолженности, остаткам на счетах и т.д., водители — о доставках, опозданиях, километраже, диспетчеры — об обработанных доставках, склад — принятых машинах от поставщиков, закупки - о поступлении новых товаров и т.д. Поэтому должны быть несколько заготовленных шаблонов отчетов с нужными показателями, чтобы сотрудник просто заполнял все свои. Показатели должны быть определенных типов (число, сумма, дата/время, текст, коэффициент, да/нет), а не просто текстовое поле.
Причем у сотрудника могут комбинации отчетов, например, если менеджер по продажам оптового отдела помимо продаж занимается приемом входящих звонков. Т.е. отчеты должны быть привязаны к ролям или функциям сотрудника. Роли/функции могут быть временными (например, при выполнении по графику дежурств, или при замене другого сотрудника на время отпуска/болезни).
3. Автоматизация сбора. Должна быть возможность запускать какой-то скрипт для автоматизированного получения показателей работы. Менеджер нажимает кнопку рядом с полем, выполняется запрос и поле заполняется полученным числом. Какие-то данные должны сразу заполняться при открытии отчета. Например, количество исходящих звонков CRM за день текущего сотрудника или количество выполненных задач группы или проекта можно посчитать быстро и сразу, а вот, например, данные по доставкам должны запускать какой-то внешний запрос в логистической базе - поэтому нужно жать на кнопку.
Некоторые получаемые запросом показатели должны быть read-only, другие вводиться или корректироваться вручную. По каждому показателю должно быть можно ввести комментарий менеджера/руководителя отдела. Особенно, если показатель изменяется.
Я противник того, чтобы составлять отчет полностью автоматически по всем менеджерам сразу, т.к. а) менеджер не видит связи своей работы с показателями б) не могут быть учтены какие-то нестандартные ситуации (полдня не работал Битрикс или звонки с мобильного в командировке, не через Битрикс). в) показатели должны быть интерпретированы менеджером - почему так мало или много заказов. Но должны сохраниться оба показателя - автоматический и исправленный.
Помимо получения данных из Битрикса должна быть возможность запускать какие-то внешние запросы через php-скрипт: вебхуки, запросы в другие системы (учетную), получение данных из XML/TXT-файла по Урлу.
Разные показатели имеют разную периодичность (каждый день, 1 число месяца, последняя пятница месяца, последний день месяца, каждый второй вторник и т.д.).
Какие-то показатели обязательные, другие - по желанию. Некоторые показатели нужно вводить в начале или середине дня. Например, водитель вводит показания спидометра на начало дня, финансист - курс у.е. для пересчета, отдельно количество посетителей магазина в первой половине дня.
Какие-то показатели заполняются для конкретного сотрудника, другие — в разрезе отдела или фирмы. Т.е. если показатель заполнен кем-то из отдела, то остальные сотрудники его уже заполнять не должны.
Вводимые показатели должны быть не просто полем в форме отчета за день, при наведении или клике должно быть описание — методика расчета, что учитывать, а что нет, период, на что влияет этот показатель в з/п и т.д..
4. Распределение и права. Отчеты отправляются не обязательно начальнику. По идее, должна быть возможность для конкретных шаблонов или сотрудников указать, кому направлять отчет. Далеко не всегда это непосредственный руководитель по оргструктуре. Иногда нужно отправлять разные данные разным людям. К собираемым данным у некоторых сотрудников должен быть доступ, даже если они не получают отчеты.
Также было бы здорово, если бы некоторые показатели были бы видны в ленте новостей, за текущий день. Что-то вроде дашборда, — количество заказов отдела с начала дня, количество звонков менеджера за день, % выполнения плана по сумме. Как сейчас показывается пульс компании.
Какие-то данные должны агрегироваться и отправляться директору. Например, начальнику отдела продаж — суммарно все отчеты определенных ролей (продавцов) в одной табличке за неделю. Агрегированные данные тоже должны быть сопровождены каким-то комментарием начальника отдела.
* В карточке пользователя есть какое-то множественное поле «Шаблон отчета», но оно нигде не используется
Желательно, чтобы как вариант шаблона была возможность использовать предыдущий отчет (даже с заполненными данными). Где-то это вредно - т.к. менеджеры вместо реального отчета будут отправлять рандомно подкорректированные данные. Но на некоторых участках, где показателей много, а их вариативность невысокая - можно было бы такое сделать. Ну или хотя бы сделать возможность копировать/вставлять табличку с данными, например, из Экселя.
© 2001-2023 «Битрикс», «1С-Битрикс». Работает на 1С-Битрикс: Управление сайтом.
Соглашение об использовании сайта
Соглашение об использовании сайта
