У каждого менеджера отдела продаж подключена интеграция с почтой.
Входящие письма попадают в лиды/сделки/контакты.
При открытии письма оно сразу уходит в завершенное даже если на него не было отвечено.
Считаю правильнее будет отмечать дело завершенным либо при ответе на это письмо, либо при ручной отметке о его завершении, т.к. некоторые письма требуют дополнительных действий.

На почте менеджер зашел, прочитал письмо, пометил как непрочитанное и ушел выполнять действия нужные для ответа клиенту.
В этот момент естественно поступают звонки, приходят другие письма, на которые можно ответить сразу.
Отмеченное как непрочитанным письмо на почте является задачей, которая не потеряется.

В Б24 сейчас нельзя оставить дело с входящим письмом незавершенным после его прочтения.