На сегодняшний день работа с документами в Битрикс десктоп выстроена таким образом, что дубли всех файлов облака хранятся на ПК каждого пользователя имеющего доступ к ним. Я столкнулся с 2мя проблемами.
1. при увольнении сотрудника и отключении его от системы копии документов остаются на его рабочем месте и тут хоть копируй, хоть пересылай, а если ноутбук то и совсем просто.
2. Очень долго подгружается база если интернет соединение слабое то машина очень сильно начинает тормозить.
Пользуясь опытом работы с другими программами хочу предложить, систему используемую в некоторых решениях, как пример evernote. Приложение на пк или смартфоне или планшете является отображением каталогов в облаке (не задействует диск только оперативку), в случаи открытия документа он его не качает а подгружает используя необходимую программу и по завершении работы сохраняет сразу в облако.
И при отключении пользователя у него нет возможности загрузить документ. Конечно это не защищает от копирования документов в момент работы с ними, но существенно снижает риски и не засоряет компьютеры пользователей.