У рабочих групп в настройках есть «уровни доступа»: например, кто может видеть все задачи - модератор, все участники или только администратор.
Очень нужно добавить свои уровни доступа, хотя бы по группам пользователей, например, нужен уровень «Сотрудник»/«Экстранет пользователь», чтобы сотрудники видели все задачи, а экстранет-юзеры - только свои.