Добавить в настройку activity
Утверждение документа дополнительный параметр
требовать комментарий при отказе:

Соответственно при установке опции поле комментария становится обязательным к заполнению в случае отказа.
Это позволит сэкономить время затрачиваемое на выяснение причин отказа по телефону или электронной почте.