Предлагаю разработать отдельную доску (Канбан) по отделу (подразделению) с задачами и своими настраиваемыми статусами.
Задачи (карточки) на этой доске видят все сотрудники какого-то подразделения.
При этом, все задачи из этой доски могут принадлежать к разным проектам, сделкам.
Зачем это ?
Это полезно для планирования загрузи/планерок небольших подразделений, это подразделения могут разрабатывать как собственные проекты , так участвовать в каких то своих проектах.