Есть механизм вставки в шаблон писем полей из сущностей (например название компании или ее реквизиты), а пользовательских полей там нет. по логике этот инструмент сделан чтобы не вводить вручную каждый раз какую инфу, но если эта инфа не укладывается в понятия стандартных полей, нужно создать свое поле. а вот использовать его в шаблоне письма потом нельзя.