Обновление модуля "Права доступа" в CRM

Рейтинг: 11.1216  
Новая
Предложил Васильев Михаил 25.07.2018 15:11:01

Обновление модуля "Права доступа" в CRM

Добрый день, уважаемые коллеги!

Очень долго не решался взяться за описание вопроса по работе Битрикс24, который меня мучает (да и не только меня), так как инфо очень много. Но все же боль перевесила лень)

Речь об очень жестком модуле «Права доступа» в настройках CRM, который постоянно заставляет извращаться и изобретать костыли, дабы снизить негативное влияние пользователей с поверхностным отношением к работе с информацией в Битрикс24.

Время чтения: 10-15 минут. Заранее извиняюсь, старался писать короче и понятнее)

Предыстория:

Очень много косяков возникает с тем, что сотрудникам доступны все поля для редактирования. Ведь со сделкой работает не только ответственный менеджер, есть еще логист, бухгалтер, курьер, зав. складом, исполнитель, юрист, руководитель и т.п. И при текущем положении дел, если для всех этих ролей назначать доступ на редактирование, то в сделке будет твориться хаос и бардак.

Не давать доступ к редактированию не получится, так как все эти люди должны внести свою часть информации в сделку, иначе весь процесс рвется. Считаю, что ответственный не должен собирать воедино и заносить информацию от других сотрудников в CRM, так как зачастую ответственный = продавец, и у него есть основная работа – продажи, которой он и должен уделять большую часть времени.

Я думаю, что все согласятся с тем, что продажи в любой компании являются самым главным и жизненно важным процессом. А остальные роли являются вспомогательными и должны поддерживать процесс продажи. Сейчас же получается так, что продавец либо сам должен бегать, собирать информацию и заносить ее в карточку, либо подтирать за кучей сотрудников, которые имеют доступ ко всей сделке.

Есть еще один момент: допустим, в одной сделке может быть один исполнитель, а во второй сделке – другой. При текущем управлении правами доступа все сотрудники с правами роли «Исполнитель» видят все сделки, а не только свои.

Решение:

1.    Создание динамических ролей в сделке.
Существующая система прав доступа позволяет нам создать роли, а также выбрать сотрудника, отдел или группу, которой необходимо эту роль назначить. Необходимо в выбор пользователей добавить возможность выбора поля из сделок с типом «Привязка к пользователю». Таким образом, пользователь, указанный в конкретной сделке в этом поле, получит к ней право доступа в соответствии с привязанной к этому полю ролью.





Тем самым мы получаем более гибкий вариант назначения прав – либо пользователю назначается роль на все сделки, либо только на те, в которых он явно указан. При пересечении таких прав, пользователь соответственно получит наибольшие из тех, которые он имеет в совокупности (как, в принципе, сейчас и организовано).

Важно: при выборе поля из сделок в правах доступа, необходимо группировать эти поля по направлениям сделок, чтобы не было путаницы, ведь в разных направлениях могут быть разные роли, в зависимости от рабочего процесса: например, в розничном направлении может появиться кассир, а в активных продажах эта роль будет отсутствовать.

2.    Настройка прав доступа к полям.
Тут необходимо немного модернизировать текущую систему прав доступа. На данный момент права на направления настраиваются по статусам в целом по сделке, внутри каждой роли. Для сохранения логики работы системы, я считаю, их надо оставить, но при этом добавить расширенную настройку для стадий сделок.

Как я вижу принцип работы:

2.1.    под каждым направлением в текущей карточке настройки прав добавляем ссылку на страницу расширенной настройки. При переходе на нее, наверху будет галочка «Включить расширенную настройку», при активации которой старая система прав доступа на это направление отключается и включается новая (необходимо, чтобы при выпуске обновления не сломать работу клиентов). Таким образом, мы получим возможность для каждой роли использовать либо упрощенную систему прав (текущую), либо расширенную новую.




2.2.    После активации на странице расширенной настройки появляется два раздела: настройка прав доступа к стадиям сделок в целом (значение «Видит» / «Не видит»), настройка прав доступа к полям на каждой стадии. Настройка прав к стадиям позволит пользователям работать с теми сделками, которые для них актуальны в текущий момент, и скрывать те, которые не нужны, для снижения потока ненужной информации и нагрузки на сотрудника.




2.3.    Расширенная настройка прав доступа по полям представляет собой таблицу. Строки – поля, столбцы – статусы (рисунок выше). Значения прав доступа на каждое поле: «Запись», «Чтение», «Спрятан», «По умолчанию». Перед статусами первый столбец будет содержать значение доступа по умолчанию (думаю, стоит по умолчанию оставить запись, а в дальнейшем при необходимости администратор уже сможет поменять это значение).

Соответственно, в каждом статусе для каждого поля выставляется значение права доступа. На выходе мы получаем для роли индивидуально настроенную карточку сделки, которая позволяет свести к минимуму косяки из-за невнимательности / неграмотности /лени, упрощает отображение информации (остается только необходимый минимум на каждой стадии сделки), а также динамично разграничивает доступ к информации внутри сделки для каждого сотрудника.

2.4.    Есть еще отдельная тема, касающаяся расширенной настройки прав доступа - настройка прав доступа к переходам по стадиям сделки. Она тоже очень актуальна, так как на данный момент работа с воронкой продаж затруднена из-за того, что пользователь при работе со сделкой может произвольно менять стадии, как ему вздумается – аналитика при таких переходах искажается. Кроме того, если настроены роботы или бизнес-процессы – происходит выполнение ненужных действий по нескольку раз (например, сотрудник ошибся и несколько раз сменил стадию туда-сюда, в итоге создалась пара ненужных задач).

Это можно, конечно, решить созданием дополнительных полей для проверки условия в БП, но это, на мой взгляд - создание костылей. Можно решить вопрос изящнее.
2.4.1.В настройках CRM, в справочнике «Стадии сделки», справа от каждой созданной стадии добавляем поле с типом «Множественный список», которое содержит названия всех стадий (создается автоматически, конечно, после сохранения стадий). Выбор полей этого списка на каждой стадии создает переход.




Например, мы создали и сохранили список стадий сделки: Новая-Переговоры-Заключение-Выполнение-Сделка закрыта. Теперь справа от стадии «Переговоры» во множественном списке выбираем «Заключение» (предположим, что обязательно требуется договор), «Сделка закрыта» (тут имею в виду «Сделка проиграна», думаю, комментарии излишни). Итог – были созданы два перехода: «Переговоры-Заключение», «Переговоры-Сделка проиграна». Схема сделки примитивная, но для наглядности достаточно.

Результатом настройки этого списка будет шкала стадий сделки в карточке, в которой, при нахождении сделки на стадии «Переговоры», стадии «Новая», «Выполнение» и «Сделка успешна» будут недоступны для нажатия (можно сделать на них иконку замка для наглядности). Тем самым мы исключим нежелательное для нас развитие сделки, количество оставшихся без контроля сделок (очень часто у клиентов такое, исполнитель случайно перевел сделку в предыдущий статус, и она выпала из рабочего фильтра ответственного) и зададим нужный для нас сценарий работы с клиентом.

2.4.2.В карточке расширенной настройки прав доступа (п. 2.1) добавляем раздел «Настройка прав доступа к переходам по стадиям» (значение «Видит» / «Не видит»). Как раз здесь и отображаются созданные ранее переходы, и теперь ими можно управлять. После настройки раздела, мы получим сценарий, при котором только определенный пользователь сможет перевести сделку на следующий этап, тем самым в каждый момент времени мы создаем конкретного ответственного за часть работы по сделки. По опыту, это имеет огромное влияние на работу всех сотрудников с Битрикс24, так как, по сути, все «пинают» всех и в итоге совместно создают продуктивную командную работу.




Вопросы по работе модуля прав доступа возникают у многих, в подтверждение несколько ссылок на портал Битрикс24.Идея:
https://idea.1c-bitrix.ru/30319/
https://idea.1c-bitrix.ru/27949/
https://idea.1c-bitrix.ru/advanced-rig...es-in-crm/
https://idea.1c-bitrix.ru/the-permissi...ty-fields/

Я надеюсь, у Вас хватит терпения изучить мою писанину) Спасибо за внимание!

Рейтинг: 0  
Румянцев Владимир 28.07.2018 10:55:40
Рейтинг: 0  
Супрунюк Павел 24.10.2019 14:22:47
да, пункт «2.3. Расширенная настройка прав доступа по полям» нужен очень.

Я бы с удовольствием дал возможность всем менеджерам менять чужие карточки, если бы при этом они не могли менять какие-то важные поля. Особенно, ответственного.

Либо как вариант, иметь возможность разрешать всем менеджерам создавать комментарии, задачи, звонки и прочие к чужим клиентам и сделкам, но при этом не иметь возможности редактировать саму компанию, сделку. Вот отпросился менеджер к зубному, а в его отсутствие позвонил клиент, конечно же, хотелось бы иметь возможность создать задачу или звонок, чтобы информация не потерялась. А сейчас нельзя. Желательно, чтобы в таком случае отсутствующий менеджер получил оповещение.