Проблема:
Пользователи стараются заполнить все поля по максимуму, даже те, которые по идее надо заполнять на определенных этапах, а не сразу.
Решение: разделить виды карточек на "при создании" и "редактировании" чтобы при создании элемента был только строго определенный набор полей.
(Так научите ваших пользователей когда нужно заполнять поля)
варианты решения
1. сделать разные разделы в карточке ( "при создании" и тд)
2. сделать поля обязательными для определенных статусов (на первом статусе заполняй одно на втором другое)
Лично я не вижу проблемы в том что заполняются все поля..но зато потом можно забыть их заполнить
в ней можно настроить поля..и тогда при создании будут только они заполнятся
еще есть вариант с помощью робота либ БП чистить все остальные поля после создания (но это уже извращение)