Доработка связи почты и CRM

Рейтинг: 2.0000  
Новая
Предложил Пользователь 969789 12.01.2022 11:50:39

Доработка связи почты и CRM

То, что вы сделали связь между почтой и CRM — это здорово. но связь на очень примитивном уровне и требует доработок
1. Должна быть возможность для ящика выбрать сущность, создаваемую автоматически в CRM из писем: лид, сделка, смарт-процесс, а также выбор направления сделок/смарт-процессов, стадию и ответственного, возможно и какие-то другие поля. Сейчас у нас лиды в CRM отключены, но они все равно создаются из писем. Это лишняя информация, лишние записи в базах, лишние файлы на диске, короче мусор.
2. Должна быть возможность выбрать, кто будет и будет ли вообще получать оповещения о новых письмах в ящике. Сейчас я получаю оповещения об info@, но меня эти письма вообще не интересуют, хотя у меня должен быть доступ к этому ящику, при необходимости. Также должна быть возможность разрешить людям или отделам иметь возможность отправлять от этого адреса.
3. Должна быть возможность включения текста письма в комментарий сделки. Сейчас коммент тот же, что и заголовок сделки - не очень информативно. Хотя лучше реализовать п.4
4. Для автоматически генерированных писем, например, от маркетплейса или какого-нибудь каталога, должна быть возможность обрабатывать текст письма - чтобы заполнять поля сделки из текста письма. Отправитель - площадка с адресом типа noreply@deal.by, subject Новый заказ такой-то, а данные о пользователе, о заказе, доставке, товарах — в тексте письма. Также хотелось бы вставлять в комментарий сделки не весь текст письма, а только какую-то определенную часть (например, div какого-то класса или текст между какиим-то фразами). Причем должна быть логика, например, если заголовок письма такой-то, то создаем сделку, если такой-то добавляем коммент в сделку, а если такой-то — высылаем уведомление. Т.е. нужны роботы/БП в почте.
В роботах для сделок должна быть возможность получить данные из письма, привязанного к сделке, но основе которого она была создана, и работать с ними и с заголовками. Сейчас в БП и роботах нет почты вообще.
5. При создании сделки из письма со вложением, файл вложения на диске создается 3 раза (https://a.cl.ly/5zunXAWL): 1 в почте и 2 – в CRM (видимо, лид и сделка).  Причем я не нашел ни в лиде, ни сделке, где используются эти файлы, они вроде как не приекреплены к сделке, а прикреплено только письмо - и этого достаточно. Я бы еще понял, если бы это были линки на файл из почты, но это копии.
6. При удалении письма или при отправке в спам - вложение остается на диске, а спамеры любят вложения. Я уже не говорю о файлах сделки и лида, они вообще никогда не будут удалены.
7. При отправке письма в спам или удалении должна быть возможность удалять сделку в корзину CRM. Опция
8. Хотелось бы иметь возможность сделать список адресов или масок тем писем, для которых не нужно создавать элементы CRM.
9. Для почтовых ящиков должна быть возможность использовать те же шаблоны писем, что и в CRM, чтобы на некоторые письма можно было отвечать прямо из почты, например, для запроса доп.информации. И чтобы эти ответы привязывались к созданной из письма сделки.
10. Если на основе письма создан элемент CRM, то письмо можно помечать, как прочитанное, чтобы не тратить на него время.
11. Часть сделок попадает в спам, и сделки по ним не создаются. Было бы хорошо, чтобы обрабатывались все папки. Ибо Яндекс порой слишком жесток с определением спама.
12. Во все сделки, которые были автоматически созданы из почты, для которых не определился клиент по эл почте по какой-то причине привязывается новый клиент "Без навазния". Я на месяц включил эту функцию и оказалось, что у нас теперь 1152 компании под названием "Новый клиент". Зачем создавать нового клиента "Без названия", а не оставить поле пустым, абсолютно непонятно. Отключить это нельзя.  

Рейтинг: 0  
Пользователь 5284896 27.05.2022 08:24:12
Спасибо за интересное предложение.

Давайте я задам пару вопросов, что бы понять логику работы некоторых пунктов:
1. "Должна быть возможность для ящика выбрать сущность, создаваемую автоматически в CRM из писем: лид, сделка, смарт-процесс, а также выбор направления сделок/смарт-процессов, стадию и ответственного, возможно и какие-то другие поля. Сейчас у нас лиды в CRM отключены, но они все равно создаются из писем. Это лишняя информация, лишние записи в базах, лишние файлы на диске, короче мусор."
- как вам поможет выбор стадии,

2. "Должна быть возможность выбрать, кто будет и будет ли вообще получать оповещения о новых письмах в ящике. Сейчас я получаю оповещения об info@, но меня эти письма вообще не интересуют, хотя у меня должен быть доступ к этому ящику, при необходимости. Также должна быть возможность разрешить людям или отделам иметь возможность отправлять от этого адреса."
- по какой логике вы будете определять что там пришло важное письмо (заходить и читать все письма), то это не лучше чем получать уведомление что пришло новое письмо

3. Должна быть возможность включения текста письма в комментарий сделки. Сейчас коммент тот же, что и заголовок сделки - не очень информативно. Хотя лучше реализовать п.4
- а если в письме есть вёрстка или изображение (комментарий в сделке это простое текстовое поле)

4. Для автоматически генерированных писем, например, от маркетплейса или какого-нибудь каталога, должна быть возможность обрабатывать текст письма - чтобы заполнять поля сделки из текста письма. Отправитель - площадка с адресом типа noreply@deal.by, subject Новый заказ такой-то, а данные о пользователе, о заказе, доставке, товарах — в тексте письма. Также хотелось бы вставлять в комментарий сделки не весь текст письма, а только какую-то определенную часть (например, div какого-то класса или текст между какиим-то фразами). Причем должна быть логика, например, если заголовок письма такой-то, то создаем сделку, если такой-то добавляем коммент в сделку, а если такой-то — высылаем уведомление. Т.е. нужны роботы/БП в почте.
- в маркетплейсе есть приложения которые позволяют такое делать

5. При создании сделки из письма со вложением, файл вложения на диске создается 3 раза (https://a.cl.ly/5zunXAWL): 1 в почте и 2 – в CRM (видимо, лид и сделка).  Причем я не нашел ни в лиде, ни сделке, где используются эти файлы, они вроде как не приекреплены к сделке, а прикреплено только письмо - и этого достаточно. Я бы еще понял, если бы это были линки на файл из почты, но это копии.
- всё правильно, создается именно копия письма, т.к. письма могут быть удалены на почтовом сервере, а в CRM они должны остаться для истории сделки

6. При удалении письма или при отправке в спам - вложение остается на диске, а спамеры любят вложения. Я уже не говорю о файлах сделки и лида, они вообще никогда не будут удалены.
- это проверим, и если подтвердиться, то обязательно пофиксим

7. При отправке письма в спам или удалении должна быть возможность удалять сделку в корзину CRM. Опция
- звучит не плохо, но слишком сложно для обычного пользователя

8. Хотелось бы иметь возможность сделать список адресов или масок тем писем, для которых не нужно создавать элементы CRM.
- тут скорей нужно делать правило на стороне почты и подключать для синхронизации только определенные папки

9. Для почтовых ящиков должна быть возможность использовать те же шаблоны писем, что и в CRM, чтобы на некоторые письма можно было отвечать прямо из почты, например, для запроса доп.информации. И чтобы эти ответы привязывались к созданной из письма сделки.
- логика работы с CRM в том что вам не нужно лазить в почту, все операции доступны из карточки сделки или контакта

10. Если на основе письма создан элемент CRM, то письмо можно помечать, как прочитанное, чтобы не тратить на него время.
- работа с клиентами, это не чтение писем а какое-то конкретное действи, поэтому прочтение письма по логике CRM требует что бы вы осознано отметили дело как выполненное, или сделали ответ на это входящее

11. Часть сделок попадает в спам, и сделки по ним не создаются. Было бы хорошо, чтобы обрабатывались все папки. Ибо Яндекс порой слишком жесток с определением спама.
- мы никак не можем повлиять на спам фильтры почтовых сервисов, а если мы включим такую опцию - то у вас в сделки полети весь реальный СПАМ, тогда придётся придумывать еще какие-то костыли

12. Во все сделки, которые были автоматически созданы из почты, для которых не определился клиент по эл почте по какой-то причине привязывается новый клиент "Без навазния". Я на месяц включил эту функцию и оказалось, что у нас теперь 1152 компании под названием "Новый клиент". Зачем создавать нового клиента "Без названия", а не оставить поле пустым, абсолютно непонятно. Отключить это нельзя.  
- какую логику обработки таких писем вы видите?

С Уважением
Продакт-мендежер Битрикс24