Часто бывает, что сообщения не доходят до коллег. Предлагается сделать индивидуальные настройки под каждого клиента по статусам приема сообщений. Клиенты сами настаивают значения статусов, например "принял" или "сделано" или "запланирую". Таким образом , формируется быстрая обратная связь, становится понятно получил человек сообщения и какая у него реакция.
Попробуйте, может, это решит вашу проблему.