Сейчас юзер, обладающий правами первичного создания элемента в документообороте (без права публикации) фактически действует вслепую. Он добавляет информацию в элемент инфоблока, но как она в итоге будет смотреться - не знает и узнает только когда главный редактор опубликует элемент.
Решение: добавить в компоненты новостей и каталога поддержку вывода элементов НЕ ТОЛЬКО в статусе "Опубликован" для определенных групп пользователей.