Некоторые сотрудники делятся своим опытом работы с аутлуком и говорят что там было удобней чем в битриксе из за больших активных всплывающих напоминаниях о задачах/
Предлагаю сделать уведомления/напоминания о необходимых делах поверх всех окон и что бы нельзя было убрать пока не отработаешь